(Amortizaciones acumuladas - Software de aplicación)
Descripción:
En esta cuenta se indica el software de aplicación adquirido o desarrollado por personal de la institución o terceros contratados a tales efectos, que cumple con los requisitos y definiciones establecidos a continuación.
Constituye un software de aplicación o aplicativo cualquier módulo o componente de un proyecto computacional que se puede utilizar en forma independiente con las interfaces apropiadas, aún cuando su aplicación dependa de la utilización de otros programas o aplicativos.
Las ampliaciones o actualizaciones de aplicaciones existentes que agreguen una funcionalidad adicional, esto es, que desde la perspectiva de los usuarios permitan efectuar tareas que antes no se podían realizar, podrán tratarse también como un nuevo programa. A tales efectos, el costo de la ampliación o actualización deberá poder separase claramente del correspondiente al mantenimiento o actualización rutinaria.
1 - Importes que se pueden activar:
Pueden ser activados aquellos costos relacionados con el diseño, configuración del programa y las interfaces, programación, instalación a los equipos y pruebas (hasta el procesamiento en paralelo) y todos aquellos necesarios para dejar el software en condiciones de ser utilizado.
A tales efectos, además del precio pagado por los programas, pueden capitalizarse solamente los siguientes costos:
- Materiales y servicios utilizados para desarrollar u obtener el programa, tales como honorarios pagados por su desarrollo, costos para obtenerlo de terceros o gastos de viajes incurridos por empleados en labores directamente relacionadas con el programa en desarrollo.
- Honorarios pagados a personas contratadas para el desarrollo, sueldos y otros beneficios pagados al personal que desarrolla el programa a tiempo completo, o la parte proporcional de ellos según el tiempo destinado al proyecto en relación con otras actividades o proyectos.
No podrán ser activados aquellos costos que son propios de la etapa preliminar de un proyecto, tales como los que se originan por la formulación y evaluación de alternativas, análisis de los requisitos tecnológicos o de las exigencias de funcionalidad y utilización de los programas, la selección de proveedores o de consultores que apoyen el desarrollo o instalación, etc., así como los demás gastos en que se incurra por las actividades internas o gestiones externas que se efectúen con antelación a la autorización para la ejecución del proyecto y la disposición de los recursos o la firma de los correspondientes contratos con terceros.
Tampoco podrán ser registrados en el activo los costos incurridos por la capacitación externa o interna, ni los correspondientes a la conversión, eliminación o ingreso de datos, salvo los referentes al desarrollo o adquisición de programas para la interfaz de sistemas antiguos y nuevos.
En ningún caso se capitalizarán gastos generales o administrativos.
No podrán ser capitalizados aquellos costos que son propios de una etapa de operación o posteriores a la implantación.
2 - Condiciones para registrar los costos en el activo:
a. La activación de los costos se efectuará solamente para aquellos programas mediante los cuales se esperan beneficios significativos en materia de reducciones de costos, operaciones más eficientes, prestación de un mejor servicio a los clientes, mejores procedimientos de gestión de riesgos y controles internos.
b. La utilización prevista de los programas será incuestionable. A tales efectos, deberán evaluarse -como mínimo- los cambios en las tecnologías que se utilizan, las reestructuraciones de funciones o modificaciones de procedimientos que lleven a desechar el programa, eventuales incertidumbres respecto a la posibilidad de financiar totalmente el proyecto en desarrollo, el involucramiento de la dirección y la alta gerencia en el proyecto y la inserción del proyecto en el plan de negocios de la entidad.
c. La activación de los costos se efectuará a partir del momento en que se firmen los respectivos contratos o exista autorización expresa para su desarrollo y el compromiso de la administración para proveer los recursos y se mantendrá hasta el momento en que el programa esté concluido para el uso que se pretende.
d. Los costos activados que correspondan a desarrollos concluidos pero no utilizados, sólo podrán mantenerse cuando su uso dependa del desarrollo de otros módulos o proyectos que serán puestos en funcionamiento en un plazo no mayor a los 12 meses.
e. Deberán realizarse evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento de las condiciones antes mencionadas, debiéndose suspender la activación y traspasar a resultados los importes activados si no existen razones fundadas para mantener el tratamiento contable previsto.
Normas de valuación:
El software de aplicación se amortizará mensualmente de acuerdo con su vida útil estimada, aplicando el sistema de amortización lineal a partir del mes siguiente a la fecha en que el software esté disponible para su utilización o sea utilizado en forma parcial. El plazo de amortización no podrá superar los 5 años.
La vida útil dependerá de los siguientes factores:
- la utilización esperada del activo por parte de la institución,
- los ciclos típicos de vida del producto y las estimaciones públicas disponibles sobre su vida útil,
- la incidencia de la obsolescencia técnica, tecnológica, comercial o de otro tipo,
- la estabilidad de la industria en la que opere el activo así como los cambios en la demanda de mercado,
- las actuaciones esperadas de los competidores,
- el nivel de los desembolsos de los mantenimientos necesarios para conseguir los beneficios económicos esperados del activo,
- el período en el que se tiene derecho al uso del activo, considerando elementos tales como límites legales, contractuales o de uso,
-la vida útil de otros activos de los que el software de aplicación dependa.
Las instituciones deberán reevaluar, al menos al cierre de cada ejercicio, la vida útil estimada de cada software incorporado, a efectos de determinar si la misma ha disminuido. Las amortizaciones acumuladas de ejercicios anteriores y las pérdidas por amortizaciones del ejercicio en curso deberán adecuarse a los nuevos valores del software de aplicación por la disminución en la vida útil.